Panoramica

Meno stress nel lavoro quotidiano

Pianificazione sistematica e identificazione delle priorità vi aiutano a non ritrovarvi in situazioni di stress e recuperare tempo prezioso. Ma la pianificazione del tempo porta i vantaggi desiderati solamente se la rispettate. E non è sempre facile. Ma già rimandare le cose solo apparentemente urgenti e concentrarsi completamente su quelle davvero importanti porta tanti benefici.

Pianificando in modo sistematico il proprio tempo e attenendovisi possibilmente con disciplina, è possibile evitare stress inutile e guadagnare tempo prezioso. Inoltre, gestire bene il proprio tempo aiuta a concentrarsi sui compiti principali e a sbrigarli in modo più rapido ed efficiente. Questo non vale soltanto nella professione, ma anche nel tempo libero.

Pianificare per risparmiare tempo

  • Provvedete innanzitutto a farvi un quadro d'insieme del vostro impiego del tempo. A tal proposito, la cosa migliore è allestire un verbale cronologico, sul quale annotate esattamente il tempo impiegato per le varie attività durante un periodo di una settimana circa.
  • Dedicate ogni giorno pressoché 15 minuti di tempo per organizzare la vostra giornata. Non è una perdita di tempo; al contrario: una buona pianificazione consente di risparmiare tempo.
  • Annotate per iscritto il vostro piano per la giornata. In tal modo la sera potete controllare se vi siete organizzati bene.
  • Fissate delle priorità: riflettete su quali siano i compiti più importanti e urgenti e sbrigateli prima degli altri meno rilevanti.
  • Nel quadro della pianificazione prevedete una durata temporale precisa: calcolate quanto tempo impiegate all'incirca per sbrigare un determinato compito. Nel calcolo prevedete un po' più tempo di quanto riteniate sia effettivamente necessario. Se la stima di tempo per eseguire un compito è troppo stringata, allora viene a crearsi una situazione di pressione e stress.
  • Prevedete anche del tempo di riserva: avrete così un margine di manovra tra un compito e l'altro e in tal modo sarete preparati nel caso un compito richieda più tempo del previsto.
  • Attenetevi per quanto possibile al vostro programma, ma siate anche flessibili. Eventi imprevedibili possono mandare a monte il vostro programma.

Consigli per il lavoro quotidiano

  • Sfruttate i momenti in cui siete maggiormente in forma: cercate di sbrigare i compiti difficili nelle ore della giornata in cui rendete di più.
  • Non lasciatevi interrompere dai colleghi o dal telefono mentre siete impegnati in un compito importante. Spostate gli appuntamenti con i colleghi ad un'altra data futura, attivate la segreteria telefonica oppure andate a sbrigare il lavoro in un luogo dove non sarete disturbati.
  • Disattivate la funzione di avviso automatico acustico e visivo delle e-mail in entrata. Scegliete degli orari precisi per leggere ed elaborare le vostre e-mail, ad esempio alle 9.30, alle 13.30 e alle 16.00.
  • Non rinviate inutilmente i compiti. In questo caso è utile procedere a piccoli passi: riflettete su qual è la cosa meno onerosa da effettuare sul percorso per sbrigare il compito vero e proprio, ad es. ordinare la documentazione prima di dover scrivere un rapporto.

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