Vos collaborateurs

Nouvel engagement

«La recherche de nouveaux employés qualifiés s’avère souvent difficile. Vous êtes donc d’autant plus soulagé(e) quand vous avez finalement trouvé la collaboratrice qui non seulement répond aux qualifications requises, mais s’adapte aussi bien à l’équipe. Mais avant qu’elle ne commence son activité, vous devez prendre certaines dispositions. Par exemple convenir du salaire, négocier un contrat ou inscrire la nouvelle collaboratrice auprès des assurances sociales.»

Anstellung

Contrat

Vous pouvez passer un accord contractuel verbalement, par écrit ou tacitement. Selon la loi, un contrat de travail ne requiert aucune forme déterminée. Mais un contrat écrit permet d’éviter toutes surprises de part et d’autre. La forme écrite prévient dans une large mesure les malentendus.

Le Code des obligations vous informe au sujet des principaux droits et obligations de l’employé et de l’employeur. Il règlemente par exemple l’obligation de travail, le devoir de diligence et de loyauté, l’obligation de verser le salaire, le devoir d’assistance ou l’obligation de poursuivre le versement du salaire en cas de maladie. Les conventions collectives ou les contrats-types de travail comprennent également des réglementations dans ce sens. La loi sur le travail contient des dispositions obligatoires concernant les périodes de travail et de repos ainsi que diverses normes de protection.

Que doit comporter un contrat de travail?

Vous pouvez vous épargner la rédaction de nombreuses pages de réglementations. Il est recommandé de consigner par écrit les points suivants:

  • Nom des partenaires contractuels*
  • Date de l’entrée en fonction*
  • Salaire, y compris prestations sociales et tous les compléments de salaire tels que gratification ou 13ème salaire et commission*
  • Éventuelle garantie d’une augmentation de salaire ultérieure
  • Domaine de compétence et position au sein de l’entreprise (renseignez-vous s’il y a déjà des cahiers des charges dans votre entreprise)*
  • Temps de travail hebdomadaire*
  • Prestations volontaires spécifiques de l’entreprise (p.ex. plus de quatre semaines de vacances, voiture de fonction, avantages)

* Si votre collaborateur travaille dans votre entreprise pour une durée indéterminée ou pour plus d’un mois, vous devez, conformément à la loi, obligatoirement l’informer par écrit de ce point. Le document correspondant doit être disponible au plus tard un mois après le début du contrat.

Les dispositions légales s’appliquent pour tous les autres aspects de la relation de travail. Des accords individuels sont cependant possibles. Par exemple, sur:

  • la période d’essai (trois mois au maximum);
  • le délai de résiliation;
  • les heures supplémentaires;
  • les indemnités forfaitaires;
  • l’interdiction de concurrence.

Salaire

Le salaire de votre nouvelle collaboratrice doit être négocié, dans la mesure où une convention collective ou un contrat-type de travail ne prescrit pas de salaire minimum. À cet égard, vous devez respecter le principe de l’égalité salariale entre les hommes et les femmes. La loi garantit le droit à une rémunération égale pour les deux sexes pour un travail égal ou de valeur égale (conformément à la Constitution fédérale, loi sur l’égalité).

Si vous ne convenez d’aucun salaire précis, votre collaboratrice a droit à une rémunération qui correspond aux usages de la branche pour une activité similaire.

Le terme «salaire» désigne habituellement le salaire brut. Comme employeur, vous déduisez de celui-ci les cotisations aux assurances sociales prévues par la loi. Vous pouvez décider vous-même si vous aller verser le salaire sous forme de salaire horaire, mensuel ou journalier.

Le versement du salaire doit toujours s’effectuer à la fin du mois, pour autant qu’aucun délai ou échéance plus courts n’aient été stipulés ou correspondent à l’usage. Rappelez-vous que le versement du salaire doit toujours être accompagné d’un décompte écrit détaillé du salaire.

Allocations familiales

Au cas où votre collaboratrice a des enfants, vous recevrez peut-être une demande d’allocations familiales. Transmettez la demande à votre caisse d’allocations familiales compétente. Celle-ci examinera si votre collaboratrice satisfait les exigences pour percevoir les allocations. Si c’est le cas, vous lui verserez les allocations avec le salaire. La caisse d’allocations familiales vous créditera ce montant par la suite.

La loi fédérale sur les allocations familiales détermine le montant des allocations. Les salariés et les personnes n’exerçant pas d’activité lucrative reçoivent en principe une allocation pour enfants de 200 francs par mois pour les enfants jusqu’à 16 ans et une allocation de formation de 250 francs par mois pour les enfants en formation jusqu’à 25 ans. Les cantons peuvent cependant aussi prévoir des allocations plus élevées. La loi détermine lequel des parents reçoit les allocations si les deux exercent une activité lucrative.

Qui paie les cotisations

En principe, les cotisations aux assurances sociales se répartissent entre l’employeur et l’employé. Les taux et règles suivants sont applicables (état 2015):

Ce que vous payez

Ce que paye votre collaborateur (directement prélevé sur le salaire)

Total
AVS 4.2% 4.2% 8.4%
AI 0.7% 0.7% 1.4%
APG 0.25% 0.25% 0.5%
Contribution aux frais d’administration pour le montant des cotisations AVS/AI/APG selon la caisse de compensation - -

Assurance-chômage (AC):

Cotisation pour un salaire mensuel de jusqu’à CHF 10 500.00 ou un salaire annuel de jusqu’à CHF 126 000.00.

1.1% 1.1% 2.2%

Assurance-chômage (AC):

Cotisation sur une part de salaire mensuel supérieure à CHF 10 500.00 resp. part de salaire annuel supérieure à CHF 126 000.00

0.5% 0.5% 1.0%
Allocations familiales selon la caisse d’allocations familiales et le canton - -
Allocations familiales dans l’agriculture 2% - 2%

Assurance accidents professionnels

L’assurance-accidents est obligatoire jusqu’à un salaire annuel de CHF 148 200.–. La prime pour les accidents professionnels est à votre charge.

Prime - -
Assurance accidents non professionnels (prise en charge volontaire des coûts possible) Selon la profession, cette déduction va d’env. 1,4% jusqu’à plus de 2%. -

Caisse de pension

Obligatoire pour les salaires annuels (brut) entre CHF 21 150 et CHF 84 600. Le montant de la prime dépend de l’âge et de la réglementation

Normalement la moitié, toutefois une répartition différente peut être convenue au profit de l’employé. Normalement la moitié -

Assurance indemnités journalières maladie

(facultatif)

Au moins la moitié Normalement la moitié -

En fin d’année, vous délivrez à votre collaboratrice un certificat de salaire dont elle aura besoin pour la déclaration d’impôt. Vous trouverez les formulaires et des informations sur le site web de l’Administration fédérale des contributions.

Auprès de quelles assurances sociales est-il obligatoire de s’inscrire?

Caisse de compensation cantonale (premier pilier)

Les employeurs ont l’obligation d’annoncer les nouveaux collaborateurs auprès de la caisse de compensation cantonale (AVS) dans un délai de 30 jours. La caisse les inscrit et ouvre un compte individuel à leur nom. Si votre collaboratrice ne possède pas encore de certificat AVS, vous devez solliciter l’établissement d’un certificat. Lors de chaque versement de salaire, vous déduisez les cotisations de votre collaboratrice et versez celles-ci périodiquement, avec les cotisations de vos autres collaborateurs, à la caisse de compensation.

Caisse de pension (deuxième pilier)

Vous devez inscrire auprès d’une caisse de pension les collaborateurs à partir de l’âge de 25 ans, si leur salaire est de plus de 21 150 francs par année (état 2015). L’obligation de les inscrire s’applique également si vous avez conclu un contrat de travail pour une durée indéterminée ou pour plus de trois mois. Vous êtes libre de choisir la caisse de pension qui vous convient.

Assurance-accidents

L’obligation de s’assurer contre les accidents (frais de guérison, perte de salaire et versement de rente) s’applique pour tous les collaborateurs dès le début des rapports de travail (y compris la période d’essai).

  • S’il existe déjà une assurance-accidents dans votre entreprise, vous devez seulement inclure votre collaboratrice dans la déclaration de la masse salariale. L’adaptation de la prime d’assurance s’effectue automatiquement.
  • Si vous n’avez encore aucune assurance-accidents, vous devez immédiatement en conclure une pour votre nouvelle collaboratrice. Vous trouverez des informations concernant les solutions d’assurance les plus adaptées sous Helsana pour les entreprises.

Dans certaines branches, les collaborateurs des entreprises correspondantes sont affiliés à la Caisse nationale suisse d’assurance en cas d’accidents (SUVA). Pour en savoir plus, visitez la plate-forme Internet Koordination Schweiz.

Quelle assurance pouvez-vous souscrire de manière volontaire?

Assurance indemnités journalières maladie

L’assurance indemnités journalières maladie facultative prend en charge la perte de salaire si votre collaboratrice tombe malade.

  • S’il existe déjà une assurance indemnités journalières maladie dans votre entreprise, vous devez seulement inclure votre nouvelle collaboratrice dans la déclaration de la masse salariale. L’adaptation de la prime d’assurance s’effectue automatiquement.
  • Souhaitez-vous souscrire une assurance indemnités journalières maladie pour votre nouvelle collaboratrice? Vous trouverez des informations concernant les solutions d’assurance les plus adaptées sous Helsana pour les entreprises ((Shortcut)).

Quelques cas particuliers

Rapports de travail avec deux employeurs ou plus

Si votre nouvelle collaboratrice travaille également pour d’autres entreprises, le total des emplois ne doit pas dépasser la durée maximale de travail conformément à la loi sur le travail. Vous avez la responsabilité de respecter les heures de travail maximales et de veiller à ce que votre collaboratrice se conforme aux prescriptions concernant la durée du travail et du repos de la loi sur le travail. C’est pourquoi vous pouvez lui demander de vous informer de ses éventuelles occupations accessoires. En ce qui concerne les assurances sociales, vous êtes uniquement responsable des activités accomplies pour votre entreprise.

Contrats à durée déterminée

En cas de de contrat à durée déterminée, votre collaboratrice est assurée uniquement pour la durée convenue du rapport de travail. Cependant, conformément à la loi sur l’assurance accidents (LAA), elle peut prolonger sa protection en cas d’accident par le biais de ce que l’on appelle une assurance par convention (PDF, 89KB) (jusqu’à un maximum de 180 jours). Vous avez l’obligation d’informer votre collaboratrice de cette possibilité à la fin de la relation de travail.

Invalidité partielle

Au cas où votre nouvelle collaboratrice perçoit déjà une rente de l’assurance-invalidité en raison d’une maladie, vous devez prendre en considération les points suivants:

  • si la maladie qui a entraîné l’invalidité s’aggrave, vous n’avez droit à des prestations d’indemnités journalières maladie que pour une durée limitée.
  • Annoncez immédiatement l’aggravation de la maladie à l’assurance-invalidité (AI).

Si un problème de santé pris en charge par l’AI et provoqué par un accident s’aggrave, c’est l’assurance-accidents qui a versé les prestations suite à l’accident qui doit payer les indemnités journalières.

Membres de la famille

Les membres de la famille touchant un salaire de manière irrégulière (p.ex. salaire horaire) sont assurés contre la perte de salaire en cas de maladie ou d’accident, à condition qu’ils touchent un salaire soumis à l’AVS.

Bénéficiaires de rentes AVS

Si votre nouvelle collaboratrice perçoit une rente AVS, elle garde son droit au salaire normal avec les déductions sociales correspondantes. Elle est donc assurée en cas de maladie et d’accident. En revanche, la conclusion d’une assurance indemnités journalières maladie est exclue si elle a déjà atteint l’âge ordinaire de la retraite AVS au début de l’embauche. En cas de maladie, le maintien du salaire est à votre charge.

Résiliation par l’employeur avant l’entrée en fonction

Le délai de résiliation ne commence à courir qu’à partir de l’entrée en fonction. Cela signifie que la relation de travail se termine avec le délai de résiliation qui s’applique lors de l’entrée en fonction. Si la nouvelle collaboratrice est au chômage au moment de l’entrée en fonction convenue, elle a droit au salaire pour la durée du délai de résiliation qui s’applique lors de l’entrée en fonction.

Exemple: délai de résiliation 7 jours; droit au salaire pour 8 jours (1 jour de travail plus 7 jours de délai de résiliation).

Que peut faire Helsana pour vous?

Décompte des salaires

Vous recevez en fin d’année un formulaire pour la déclaration de salaire (masse salariale totale de tous les collaborateurs). Vous pouvez le remplir à la main et nous le renvoyer par courrier. Vous avez également la possibilité d’utiliser le logiciel pour la déclaration électronique des salaires

Une solution d’assurance sur mesure pour votre entreprise

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Des conditions de travail favorables à la santé

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