Überblick Ihre Mitarbeitenden

Neuanstellung

«Eine Rekrutierung ist oft aufwendig und dauert lange. Umso mehr ist man erleichtert, wenn man endlich die Mitarbeiterin gefunden hat, die nicht nur die gewünschten Qualifikationen mitbringt, sondern auch gut ins Team passt. Bevor sie ihre Stelle antritt, müssen Sie diverse Vorkehrungen treffen, wie etwa Lohn verhandeln, Vertrag aufsetzen oder Anmelden bei den Sozialeinrichtungen.»

Anstellung

Vertrag

Als erstes müssen Sie für Ihre neue Mitarbeiterin einen Arbeitsvertrag aufsetzen. Dies können Sie entweder schriftlich, mündlich – oder auch stillschweigend tun. Gemäss Gesetz bedarf nämlich ein Arbeitsvertrag keiner bestimmten Form. Die schriftliche Form empfiehlt sich jedoch, denn Schwarz auf Weiss ist sicherer.

Die wichtigsten Rechte und Pflichten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber – etwa die Arbeitspflicht, die Sorgfalts- und Treuepflicht, die Pflicht zur Lohnzahlung, die Fürsorgepflicht, die Lohnfortzahlungspflicht bei Krankheit– finden Sie im Obligationenrecht sowie einem allenfalls zur Anwendung gelangenden Gesamtarbeitsvertrag oder Normalarbeitsvertrag. Zwingende Bestimmungen über Arbeits- und Ruhezeiten sowie diverse Schutzvorschriften finden sich im Arbeitsgesetz.

Was gehört alles in einen Arbeitsvertrag?

Wie gesagt: Für Arbeitsverträge sieht das Gesetz keine bestimmte Form vor. Sie können sich also die Mühe, seitenlang Regelungen aufzusetzen, ruhig sparen. Wir empfehlen, folgende Punkte schriftlich festzuhalten:

  • Namen der Vertragsparteien*
  • Datum des Stellenantritts*
  • Lohn, inkl. Sozialleistungen, sämtliche Zulagen wie Gratifikation oder 13. Monatslohn und Provision*
  • Allfällige Zusicherung einer späteren Lohnerhöhung
  • Aufgabenbereich und Stellung im Betrieb (erkundigen Sie sich, ob es in Ihrer Firma bereits Pflichtenhefte gibt)*
  • Wöchentliche Arbeitszeit*
  • Besondere freiwillige Leistungen der Firma (z.B. mehr als vier Wochen Ferien, Firmenwagen, Vergünstigungen)

* Arbeitet ihr Mitarbeiter auf unbestimmte Zeit oder für länger als einen Monat, müssen Sie ihn gemäss Gesetz sowieso zwingend schriftlich über diese Elemente informieren. Dieses Schreiben muss spätestens einen Monat nach Vertragsbeginn ausgestellt werden.

Alles Übrige schreibt das Gesetz vor. Von einigen gesetzlichen Regelungen dürfen Sie allerdings auch abweichen. Dies vor allem bei folgenden Themen:

  • Probezeit (erlaubt sind maximal drei Monate)
  • Kündigungsfrist
  • Überstunden
  • Pauschalspesen
  • Konkurrenzverbot

Lohn

Sie dürfen den Lohn mit Ihrer neuen Mitarbeiterin frei verhandeln, sofern nicht ein Gesamtarbeitsvertrag oder ein Normalarbeitsvertrag einen Mindestlohn vorschreibt. Dabei müssen Sie den Grundsatz der Lohngleichheit für Frau und Mann beachten. Gleiche und gleichwertige Arbeit müssen Sie für beide Geschlechter gleich entlöhnen (gemäss Bundesverfassung, Gleichstellungsgesetz).

Falls Sie keinen bestimmten Lohn vereinbaren, müssen Sie Ihrer Mitarbeiterin zahlen, was die Branche für vergleichbare Tätigkeiten üblicherweise bezahlt.

Unter Lohn versteht man übrigens in der Regel immer den Bruttolohn. Davon ziehen Sie als Arbeitgeber die gesetzlich vorgeschriebenen Sozialversicherungsbeiträge ab. Ob Sie den Lohn als Stunden-, Monats- oder Taglohn auszahlen, können Sie selber bestimmen.

Den Lohn müssen Sie Ihrer Mitarbeitenden immer Ende Monat auszahlen, sofern keine kürzeren Fristen oder Termine vereinbart oder üblich sind. Denken Sie daran, dass Sie mit der Lohnauszahlung stets eine schriftliche Abrechnung abgeben müssen.

Familienzulagen

Falls Ihre Mitarbeiterin Kinder hat, erhalten Sie möglicherweise einen Antrag für Familienzulagen. Den Antrag leiten Sie darauf an Ihre zuständige Familienausgleichskasse weiter. Diese prüft, ob Ihre Mitarbeiterin die Anforderungen für den Bezug von Zulagen erfüllt. Wenn ja, zahlen Sie ihr die Zulagen mit dem Lohn aus. Die Familienausgleichskasse schreibt Ihnen dann den Betrag gut.

Das Bundesgesetz über die Familienzulagen hält fest, wie hoch die Zulagen sein müssen. Angestellte und Nichterwerbstätige erhalten für ihre Kinder bis zum 16. Altersjahr grundsätzlich eine Kinderzulage von 200 Franken monatlich und für Kinder in Ausbildung bis zum 25. Altersjahr eine Ausbildungszulage von 250 Franken monatlich. Die Kantone können allerdings auch höhere Zulagen vorsehen. Das Gesetz legt übrigens auch fest, welcher Elternteil die Zulagen bekommt, wenn beide erwerbstätig sind.

Wer bezahlt welche Beiträge

Sie müssen in der Regel folgende Sozialversicherungsbeiträge vom Lohn Ihrer Mitarbeitenden abziehen (Stand 2016):

Das bezahlen Sie

Das bezahlt Ihr Mitarbeiter

(direkter Lohnabzug)

Total
AHV 4.2% 4.2% 8.4%
IV 0.7% 0.7% 1.4%
EO 0.25% 0.25% 0.5%
Verwaltungskostenbeitrag auf Beitragssumme AHV/IV/EO je nach Ausgleichskasse - -

Arbeitslosenversicherung (ALV):

Beitrag auf Monatslohn bis CHF 12'350.00 bzw. Jahreslohn bis CHF 148'200.00.

1.1% 1.1% 2.2%

Arbeitslosenversicherung (ALV):

Beitrag auf Monatslohnanteil über CHF 12'350.00 bzw. auf Jahreslohnanteil über CHF 148'200.00

0.5% 0.5% 1.0%
Familienzulagen je nach Familien-ausgleichskasse und Kanton - -
Familienzulagen in der Landwirtschaft 2% - 2%

Betriebs-Unfallversicherung

Eine Unfallversicherung ist bis zu einem Jahreslohn von CHF 148'200.00 obligatorisch. Die Prämie für Betriebsunfall geht zu Ihren Lasten

Prämie - -
Nichtbetriebs-Unfallversicherung (freiwillige Kostenübernahme möglich) Je nach Beruf beträgt dieser Abzug ca. 1,4% bis über 2%. -

Pensionskasse

Obligatorisch für Jahreslöhne (brutto) zwischen CHF 21'150 und CHF 84'600. Die Prämienhöhe hängt ab von Alter und Reglement.

Normalerweise die Hälfte, jedoch kann reglementarisch eine andere Aufteilung zugunsten der Arbeitnehmenden vereinbart werden. Normalerweise die Hälfte -

Krankentaggeldversicherung

(freiwillig)

Mindestens die Hälfte Normalerweise die Hälfte -

Für Ihre Mitarbeiterin müssen Sie zudem jedes Jahr einen Lohnausweis ausstellen für die Steuerbehörden. Formular und Informationen finden Sie auf der Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung.

Bei welchen Sozialversicherungen ist eine Anmeldung obligatorisch?

Kantonalen Ausgleichskasse (1. Säule)

Ihre neue Mitarbeiterin müssen Sie innert 30 Tage Ihrer kantonalen Ausgleichskasse (AHV) melden. Die Kasse registriert sie und eröffnet für sie ein individuelles Konto. Falls Ihre Mitarbeiterin keinen AHV-Ausweis hat, müssen Sie die Ausstellung eines Ausweises beantragen. Bei jeder Lohnzahlung müssen Sie dann die Beiträge Ihrer Mitarbeiterin abziehen und diese zusammen mit Ihren Beiträgen periodisch der Ausgleichskasse entrichten. Das gilt auch für Hauspersonal.

Pensionskasse (2. Säule)

Sie müssen Ihre Mitarbeiterin (ab 25. Lebensjahr) bei einer Pensionskasse anmelden, wenn der Lohn über 21'150 Franken pro Jahr beträgt (Stand 2016) und wenn Sie ein Arbeitsverhältnis auf unbestimmte Zeit oder für länger als 3 Monate vereinbart haben. Ihr Betrieb kann die Pensionskasse frei wählen.

Unfallversicherung

Für alle Mitarbeitenden gilt per Antritt des Arbeitsverhältnisses (inklusive Probezeit) das Versicherungsobligatorium gegen Unfälle (Heilungskosten, Lohnausfall und Rentenzahlung).

  • Existiert in Ihrem Unternehmen bereits eine Unfallversicherung, müssen Sie Ihre Mitarbeiterin lediglich in die Lohnsummendeklaration einbeziehen. Die Anpassung der Versicherungsprämie erfolgt automatisch.
  • Falls Sie noch keine Unfallversicherung haben, müssen Sie für Ihre neue Mitarbeiterin umgehend eine solche abschliessen. Informationen zu geeigneten Versicherungslösungen finden Sie unter Helsana Unfallversicherung.

In gewissen Branchen sind die Mitarbeitenden der entsprechenden Betriebe der Schweizerischen Unfallversicherungsanstalt Suva unterstellt. Mehr darüber erfahren Sie auf der Internetplattform Koordination Schweiz.

Welche Versicherung können Sie freiwillig abschliessen?

Krankentaggeldversicherung

Die freiwillige Krankentaggeldversicherung übernimmt den Lohnausfall, wenn Ihre Mitarbeiterin erkrankt.

  • Existiert in Ihrem Unternehmen bereits eine Krankentaggeldversicherung, müssen Sie Ihre neue Mitarbeiterin lediglich in die Lohnsummendeklaration einbeziehen. Die Anpassung der Versicherungsprämie erfolgt automatisch.
  • Möchten Sie eine Krankentaggeldversicherung für Ihre neue Mitarbeiterin abschliessen? Informationen zu geeigneten Versicherungslösungen finden Sie unter Helsana Krankentaggeld-Versicherung.

Einige Sonderfälle

Arbeitsverhältnis mit zwei oder mehr Arbeitgebern

Falls Ihre neue Mitarbeiterin auch für andere Firmen arbeitet, darf die Summe der Anstellungen die Höchstarbeitszeit gemäss Arbeitsgesetz nicht überschreiten. Für die Einhaltung der Höchstarbeitszeit sind Sie ebenso verantwortlich wie dafür, dass Ihre Mitarbeiterin die arbeitsgesetzlichen Arbeits- und Ruhezeitvorschriften einhält. Deshalb können Sie von ihr verlangen, dass sie über allfällige Nebenbeschäftigungen Auskunft gibt. Für die Sozialversicherungen sind Sie lediglich im Rahmen des für Ihr Unternehmen geleisteten Pensums zuständig.

Befristete Arbeitsverträge

Bei einem befristeten Arbeitsvertrag ist Ihre Mitarbeiterin nur für die Dauer des vereinbarten Arbeitsverhältnisses versichert. Gemäss Unfallversicherungsgesetz (UVG) kann sie aber ihren Unfallschutz mittels einer sogenannten Abredeversicherung (PDF, 90KB) verlängern (bis maximal 6 Monate). Sie sind verpflichtet, Ihre Mitarbeiterin am Ende des Arbeitsverhältnisses über diese Möglichkeit zu informieren.

Teilinvalidität

Falls Ihre neue Mitarbeiterin aufgrund einer Krankheit bereits eine Rente der Invalidenversicherung bezieht, müssen Sie Folgendes beachten:

  • Verschlimmert sich die Krankheit, die zur Invalidität geführt hat, haben Sie nur für eine begrenzte Dauer Anspruch auf Krankentaggeldleistungen.
  • Melden Sie die Verschlimmerung der Krankheit umgehend der Invalidenversicherung (IV).

Verschlimmert sich ein durch Unfall verursachtes Invaliditätsleiden, muss diejenige Unfallversicherung für das Taggeld aufkommen, die nach dem Unfall Leistungen entrichtet hat.

Familienmitglieder

Familienmitglieder mit unregelmässigen Lohnauszahlungen (z.B. Stundenlohn) sind für Lohnausfall bei Krankheit und Unfall versichert. Voraussetzung ist, dass sie einen AHV-pflichtigen Lohn beziehen.

AHV-Rentner

Wenn Ihre neue Mitarbeiterin eine AHV-Rente bezieht, hat sie dennoch Anspruch auf den normalen Lohn mit den jeweiligen Sozialabzügen. Sie ist damit gegen Krankheit und Unfall versichert. Hingegen ist der Abschluss einer Krankentaggeldversicherung ausgeschlossen, wenn sie bei Anstellungsbeginn bereits das ordentliche AHV-Alter erreicht hat. Die Lohnfortzahlung geht im Krankheitsfall zu Ihren Lasten.

Kündigung durch den Arbeitgeber vor Stellenantritt

Die Kündigungsfrist läuft erst ab Stellenantritt. Das heisst, das Arbeitsverhältnis endet mit der bei Stellenantritt geltenden Kündigungsfrist. Wenn die neue Mitarbeiterin im Zeitpunkt des vereinbarten Stellenantritts arbeitslos ist, hat sie für die Dauer der bei Stellenantritt geltenden Kündigungsfrist Anspruch auf den Lohn.

Beispiel: Kündigungsfrist 7 Tage; Lohnanspruch für 8 Tage (1. Arbeitstag plus 7-tägige Kündigungsfrist).

Was kann Helsana für Sie tun?

Massgeschneiderte Versicherungslösung für Ihr Unternehmen

Lassen Sie sich von unseren Experten über eine optimale Versicherung Ihrer Mitarbeitenden beraten. Rufen Sie einfach unseren Kundenservice an unter der Nummer 0844 80 81 88.

Lohnmeldung

Sie erhalten jeweils per Ende Jahr ein Formular zur Lohndeklaration (Gesamtlohnsumme aller Mitarbeitenden). Dieses können Sie von Hand ausfüllen und uns per Post retournieren. Sie haben auch die Möglichkeit, die Software für die elektronische Lohnsummendeklaration zu nutzen.

Gesundheitsförderndes Arbeitsumfeld

Ein gesundheits- und leistungsförderndes Arbeitsumfeld steigert die Motivation und vermindert Absenzen. Wir unterstützen und begleiten Sie beim Aufbau einer nachhaltigen Lösung für das betriebliche Gesundheitsmanagement.