Prävention

Zeitmanagement im Job

Zeitdruck und Stress bestimmen das Berufsleben vieler Menschen. In vielen Fällen kann ein besseres Zeitmanagement helfen, den Arbeitsalltag stressfreier zu organisieren.

Wer seine Zeit systematisch plant und sich möglichst diszipliniert an die Planung hält, kann unnötigen Stress vermeiden und wertvolle Zeit gewinnen. Ausserdem hilft ein gutes Zeitmanagement, sich auf wesentliche Aufgaben zu konzentrieren und sie schneller und effizienter zu erledigen. Das gilt übrigens nicht nur für den Beruf, sondern auch für die Freizeit.

Planen spart Zeit

  • Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihren Zeitverbrauch. Das gelingt am besten mit einem Zeitprotokoll, in dem Sie etwa eine Woche lang genau aufschreiben, wie viel Zeit Sie für welche Aktivitäten brauchen.
  • Nehmen Sie sich täglich etwa 15 Minuten Zeit, um Ihren Tagesablauf zu planen. Diese Zeit ist nicht vergeudet, im Gegenteil: Eine gute Planung spart Zeit.
  • Halten Sie Ihren Tagesplan schriftlich fest. So können Sie abends prüfen, ob Ihre Planung gut war.
  • Setzen Sie Prioritäten: Überlegen Sie, welche Aufgaben am wichtigsten und dringendsten sind, und erledigen Sie diese zuerst.
  • Planen Sie mit genauen Zeitangaben: Schätzen Sie, wie lange Sie etwa brauchen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Kalkulieren Sie dabei lieber etwas mehr Zeit ein. Ist die Zeit für eine Aufgabe zu knapp bemessen, entstehen Zeitdruck und Stress.
  • Pufferzeiten: Planen Sie zwischen zwei Aufgaben zeitlichen Spielraum ein. So sind Sie auf unverhoffte Verzögerungen vorbereitet.
  • Halten Sie sich so weit wie möglich an Ihren Zeitplan, aber seien Sie trotzdem flexibel. Unvorhersehbare Ereignisse können Ihre Zeitplanung über den Haufen werfen.

Tricks für den Arbeitsalltag

  • Nutzen Sie Ihre Leistungshochs: Erledigen Sie schwierige Arbeiten möglichst während der Tageszeiten, an denen Sie am leistungsfähigsten sind.
  • Lassen Sie sich nicht von Kollegen oder dem Telefon unterbrechen, wenn Sie gerade an einer wichtigen Arbeit sind. Vereinbaren Sie mit Kollegen einen späteren Termin, schalten Sie den Anrufbeantworter ein oder ziehen Sie sich an einen Ort zurück, wo Sie nicht gestört werden.
  • Schalten Sie die akustische und visuelle Benachrichtigungsfunktion für eintreffende E-Mails ab. Bearbeiten Sie E-Mails zu bestimmten Tageszeiten, zum Beispiel um 9.30 Uhr, 13.30 Uhr und um 16.00 Uhr.
  • Schieben Sie Aufgaben nicht unnötig lange vor sich her. Hier hilft die Taktik der kleinen Schritte: Überlegen Sie sich, welches der kleinste Teilschritt auf dem Weg zum Erledigen Ihrer Aufgabe ist, z. B. Unterlagen sortieren, bevor man einen Bericht schreibt.