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Zeitmanagement im Job

Zuviel zu tun und für nichts Zeit? Mit der richtigen Planung erledigen Sie Ihre Aufgaben nicht nur schneller, sondern ersparen sich unnötigen Stress. Die folgenden Tipps helfen Ihnen zu mehr Effizienz und Ausgleich – nicht nur im Job, sondern auch in der Freizeit.

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihren Zeitverbrauch. Das gelingt am besten mit einem Zeitprotokoll, auf dem Sie etwa eine Woche lang aufschreiben, wie viel Zeit Sie für Ihre Aktivitäten brauchen. Schreiben Sie jeweils morgens vor Arbeitsbeginn kurz auf, welche Arbeiten heute anstehen. Setzen Sie Prioritäten: Überlegen Sie, welche Aufgaben am wichtigsten und dringendsten sind, und erledigen Sie diese zuerst. Rechnen Sie für jede Aktivität etwas mehr Zeit ein und planen Sie zwischen den Aufgaben Pufferzeiten. So geraten Sie nicht unter Druck, wenn es länger dauert oder etwas dazwischenkommt. Ein weiterer Tipp: Erledigen Sie schwierige Arbeiten möglichst zu den Tageszeiten, an denen Sie am leistungsfähigsten sind.

Salami-Taktik und Pause von der Mailbox

Nehmen Sie sich vor, für eine gewisse Zeit konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten. Wenn nötig, ziehen Sie sich zurück. Lassen Sie sich nicht stören, weder von Kollegen noch vom Telefon noch von E-Mails. Für Letztere gilt: akustische und visuelle Benachrichtigungsfunktion für eintreffende Nachrichten abstellen. Am besten, Sie bearbeiten E-Mails ausschliesslich zu drei bestimmten Tageszeiten und ignorieren in der übrigen Zeit Ihre Mailbox.

Für grössere Aufgaben empfiehlt sich die Taktik der kleinen Schritte: Überlegen Sie sich, welches der kleinste Teilschritt auf dem Weg zur Erledigung Ihrer Aufgabe ist – zum Beispiel Unterlagen sortieren, bevor man einen Bericht schreibt –, und teilen Sie die Schritte in verschiedene Etappen auf. Diese lassen sich über mehrere Tage verteilen.

Versuchen Sie, diese Strategien immer wieder mal in Ihren Arbeitsalltag einzubauen, damit sie zur Routine werden. Bleiben Sie dran – es lohnt sich.

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